Jak zorganizować pracę w biurze tłumaczeń?

Praca biura tłumaczeń, niezależnie od tego, czy jest to niewielkie, nawet jednoosobowe biuro, czy wielkie przedsiębiorstwo, musi być odpowiednio skoordynowana. Tylko wtedy biuro będzie w stanie zapewnić swoim klientom dotrzymywanie terminów i najwyższą jakość tekstów. Zastanawiając się nad organizacją pracy w biurze tłumaczeń, warto skupić się na kluczowych kwestiach - przede wszystkim na pracy koordynatora, używaniu nowoczesnych programów wspomagających tłumaczenia oraz na organizacji pracy samego tłumacza, pracującego zdalnie bądź z biura.

Rola koordynatora

Koordynator jest dziś osobą niezbędną w większych biurach tłumaczeń. Jego praca polega na szeroko rozumianym pośredniczeniu pomiędzy klientami, a wykonawcami. To on przedstawia ofertę, negocjuje ją, precyzuje wszelkie szczegóły zlecenia i przydziela je konkretnemu tłumaczowi. Następnie nadzoruje przebieg całości wykonania. Niekiedy jeszcze przed przekazaniem tekstu do tłumaczenia, koordynator musi go odpowiednio sformatować - tak, by mógł zostać przełożony sprawnie i bez opóźnień.

Kiedy przedsiębiorstwo prowadzi jedna osoba, wszystkie obowiązki - tłumacza, koordynatora i administratora siłą rzeczy stają się jej obowiązkami. To wymaga podwójnej organizacji i ścisłego trzymania się planu. Dlatego coraz częściej rozrastające się biura tłumaczeń stawiają przede wszystkim na zatrudnienie koordynatora. Jego praca pozwala spiąć pracę całego biura w całość i jest niezastąpiona pod kątem organizacyjnym. Koordynator czuwa nad tym, żeby każdy pracownik mógł spokojnie i rzetelnie wykonywać własne obowiązki.

Pomocne programy do tłumaczeń

W nowoczesnym biurze nieodzowne jest także wykorzystanie programów ułatwiających tłumaczenie. Naturalnie nie zastąpią one fachowej wiedzy i umiejętności tłumacza. Mogą jednak znacznie przyspieszyć cały proces i w pewnym stopniu go zautomatyzować. Mowa tu o narzędziach typu CAT, najpopularniejsze z nich to: Trados, Memsource, MemoQ oraz XTRF, czyli aplikacja do zarządzania procesami tłumaczeń. Najczęściej wykorzystywana przez biura tłumaczeniowe, łączy w sobie wiele funkcjonalności oraz posiada integracje z narzędziami CAT. Więcej dowiesz się na: XTRF integration with Cat Tools.

Edytory tekstu

Najpopularniejszym jest Microsoft Office. To element wygodnego pakietu biurowego, który zapewnia tłumaczom wszelkie funkcje niezbędne do podstawowej pracy nad tekstem. Niekiedy biura tłumaczeń decydują się na inne, mniej popularne programy, które mogą być tańsze, jednak czasami oferują zawężoną gamę formatów, w jakich można zapisać gotowy tekst. W wyborze programu do edycji liczą się także indywidualne preferencje i wygoda. Wszystko to wpływa pozytywnie lub negatywnie na organizację pracy.

Programy do formatowania treści

Równie ważne są programy służące formatowaniu gotowych treści. Klienci wymagają zwykle, by tekst, który odbiorą był w takim samym formacie, jak tekst przekazany do przetłumaczenia. To bywa problematyczne - szczególnie, gdy format jest nietypowy, jest to PDF lub strona internetowa. W tym celu wielu tłumaczy używa programów zachowujących oryginalny format tłumaczonego tekstu. Dzięki temu oszczędzają sobie drugiej części pracy, niekiedy zajmującej tak dużo czasu, jak samo tłumaczenie.

Programy tworzące bazy pamięci

Dokumenty, które zostaną przetłumaczone w biurze, muszą też być archiwizowane. W tym celu przydają się specjalne platformy lub dyski, które zapobiegają utracie danych i zabezpieczają je. Na dysku można łatwo wyszukać potrzebny dokument, a niekiedy także podzielić się nim z innymi tłumaczami, na przykład gdy projekt jest duży i wielojęzyczny. Dzięki temu kilka osób jest w stanie pracować zdalnie nad jednym tekstem.

Słowniki i bazy zwrotów

Papierowe zajmują bardzo dużo miejsca i nie są zbyt poręczne. Nadal bywają wykorzystywane, jednak organizacji pracy tłumacza służą szczególnie dobrze słowniki elektroniczne. Takie narzędzia pozwalają także na stworzenie własnej bazy często wykorzystywanych zwrotów i słów, co automatyzuje i przyspiesza pracę, a także na dodawanie nowych haseł. Nie należy bać się używania programów usprawniających tłumaczenie. Posiłkowanie się nimi nie oznacza niekompetencji, wręcz przeciwnie, wspomaga kompetencje.

Organizacja pracy tłumacza

Spójna i efektywna praca biura tłumaczeń zależy nie tylko od organizacji całego przedsiębiorstwa. Liczy się także to, na ile sprawnie swoją pracą i czasem dysponują tłumacze. Żeby zapanować nad nim perfekcyjnie, warto zadać sobie kilka pytań i rozważyć kluczowe kwestie:

1. Czy mam poczucie, że ciągle pracuję i pracuję, a liczba tekstów się nie zmienia?

2. Czy mam poczucie, że brakuje mi czasu na wykonanie tłumaczeń i martwię się o "deadline"?

3. Czy w moim życiu jest zdecydowanie więcej pracy, niż odpoczynku?

4. Czy zdarza mi się zaniedbać jakość oddawanego tekstu, by móc oddać go przed terminem?

Twierdzące odpowiedzi oznaczają, że potrzebna jest reorganizacja pracy. W takich sytuacjach pomaga ustalenie listy bieżących obowiązków i zaznaczenie priorytetów. Z czasem każdy tłumacz powinien nauczyć się, ile czasu zajmują mu poszczególne zadania i po jakim czasie staje się zbyt zmęczony, by dobrze wykonać pracę. Organizacja pracy tłumacza to coś, czego da się nauczyć! Włożony w nią wysiłek procentuje w korzystniejszych proporcjach między pracą i odpoczynkiem, oraz w zadowoleniu klientów, którzy chętnie wracają do biura.

Artykuł powstał we współpracy z translationxperts.com