Kontrola z ZUS - kadry i płace pod lupą w biurze księgowym

Kontrola z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych może spotkać każdą firmę – dużą i małą, nową i taką, która działa od lat. Wybór odpowiednich biur rachunkowych, które oferują innowacyjne oprogramowanie do księgowości oraz usługi księgowe, może znacząco ułatwić zarządzanie finansami firmy. Choć kontrola brzmi poważnie, nie zawsze musi oznaczać kłopoty. W praktyce jest to jedna z rutynowych procedur, które mają na celu sprawdzenie, czy firma przestrzega przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych i prawidłowo prowadzi kadry i płace. Czego możesz spodziewać się po kontroli i jakie są Twoje obowiązki? Profesjonalne biuro rachunkowe wyjaśnia nurtujące kwestie, aby pomóc w zrozumieniu, co faktycznie oznacza wizyta inspektora z ZUS w Twojej firmie.

Kontrola z zakładu ubezpieczeń społecznych - podstawa prawna

Kontrola płatników składek jest zadaniem przypisanym do ZUS określonym w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 1998 Nr 137, poz. 887, t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 497) oraz w przepisach dotyczących przedsiębiorców. Celem tej procedury jest ocena wywiązywania się przez płatników składek z obowiązków w obszarze ubezpieczeń społecznych oraz innych zadań nałożonych przez ZUS, między innymi w zakresie kadr i płac.

Co jest weryfikowane w toku kontroli

Podczas kontroli z ZUS inspektorzy sprawdzają przede wszystkim:

• prawidłowość zgłoszeń dokonanych do ubezpieczeń społecznych: przedsiębiorcy, pracowników
• rzetelność w zakresie wyliczeń, opłat i potrąceń składek i innych należności
• adekwatność w ustaleniach uprawnienia do świadczeń z ubezpieczeń społecznych,
• prawidłowość wypłat świadczeń i przeprowadzanych w związku z nimi rozliczeń,
• terminowość i poprawność opracowań wniosków o emerytury i renty,
• poprawność wystawionych zaświadczeń i innych dokumentów z zakresu kadr i płac.

Korzystanie z usług w nowoczesnym biurze rachunkowym może znacząco ułatwić przedsiębiorcom spełnianie tych wymogów, jednocześnie oszczędzając ich czas i podwyższajac komfort dzięki możliwości zdalnej obsługi.

Warto również pamiętać o konieczności informowania urzędu skarbowego oraz ZUS o posiadaniu rachunku firmowego przez przedsiębiorcę.

Kontrole są planowe - co to znaczy i kto je przeprowadza

Kontrola realizowana przez ZUS ma charakter planowy, jest bowiem przeprowadzana w oparciu o roczny plan kontrolny. Czynności kontrolne prowadzą inspektorzy ZUS. Może w nich również brać udział pracownik przygotowujacy się do egzaminu, szkolony do wykonywania takich zadań, ale musi posiadać stosowne upoważnienie i wylegitymować się dowodem osobistym.

Dzięki Platformie Usług Elektronicznych (PUE), ZUS umożliwia płatnikom składek dostęp on-line do danych zapisanych w ZUS oraz łatwe generowanie i przesyłanie dokumentów.

Obowiązki przedsiębiorcy - zawiadomienie o kontroli

W każdym przypadku kontroli przedsiębiorca musi otrzymać zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Inspektor nie może rozpocząć kontroli wcześniej niż na 7 dni po odebraniu przez firmę zawiadomienia, chyba że przedsiębiorca pisemnie zawnioskuje o wcześniejsze uruchomienie kontroli. ZUS nie może też rozpocząć kontroli później niż 30 dni po otrzymaniu przez przedsiębiorcę zawiadomienia. Taka sytuacja wymaga wystosowania nowego zawiadomienia.

Gdzie prowadzi się kontrolę z ZUS i rola dobrego biura księgowego

Kontrola z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przeprowadzana jest w siedzibie płatnika składek i pozostałych miejscach, w których prowadzi on działalność. Na wniosek przedsiębiorcy lub za jego zgodą czynności kontrolne mogą być realizowane w innym miejscu, w którym przechowywana jest dokumentacja. Kontrola może być też prowadzona w placówce ZUS. W zależności od okoliczności może to wymagać lub nie wymagać zgody płatnika składek. Przykładem sytuacji, w której bez zgody przedsiębiorcy czynności kontrolne są wykonywane w ZUS, jest przesłuchanie byłego pracownika.

Nowoczesne rozwiązania, takie jak usługi księgowe online, mogą znacząco ułatwić zarządzanie dokumentacją i przygotowanie do kontroli ZUS.

Obowiązki płatnika składek podczas kontroli

Do najważniejszych obowiązków płatnika składek należy:

• udostępnienie ksiąg, dokumentów i innych nośników informacji dotyczących zakresu kontroli, np. dokumentacji w zakresie kard i płac oraz innych dokumentów w zakresie zarządzania. Przyszli właściciele mogą założyć własne biuro rachunkowe w różnych formach działalności, z wyjątkiem spółek partnerskich.
• udostępnienie do oględzin składowych majątku
• zapewnienie odpowiednich warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych,
• udzielanie wyjaśnień,
• przedstawienie tłumaczenia na język polski dokumentacji sporządzonej w języku obcym.

Kontrola z ZUS nie musi być powodem do paniki, jeśli firma działa zgodnie z przepisami i prowadzi rzetelną dokumentację. Kluczem do spokojnego przetrwania kontroli jest odpowiednie przygotowanie, sumienna współpraca z inspektorami i świadomość swoich obowiązków. Jeśli Twoje sprawy związane z obsługą składek oraz kadr i płac prowadzi profesjonalne Biuro Rachunkowe AMG w Warszawie, nie masz powodów do obaw.

Artykuł partnera