Wszystko na temat archiwizacji dokumentów firmowych

Dlaczego archiwizacja dokumentów jest tak ważna? Na czym polega? Jakie konsekwencje czekają firmy, które nie archiwizują dokumentów? Ile czasu powinno się przechowywać dokumentację? Lepiej prowadzić archiwum zakładowe w siedzibie firmy czy zlecić archiwizację firmie zewnętrznej? O tym przeczytacie poniżej.

Archiwizacja dokumentacji firmowej jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy wynikającym z przepisów prawa. Zatem prowadząc firmę, warto znać jej zasady.

Dlaczego powinno się archiwizować dokumenty firmowe?

Przechowywanie dokumentacji to obowiązek ustawowy. Dokumenty dzieli się na archiwalne i niearchiwalne. Te pierwsze trzeba przechowywać wieczyście, natomiast drugie tylko przez z góry określony czas, po upływie którego podlegają zniszczeniu. Archiwizacja to prawidłowe i bezpieczne przechowywanie dokumentacji firmowej.

Księgi wieczyste i akty sądowe są dokumentami archiwalnymi. Te niearchiwalne, czyli w przypadku firm dokumenty księgowe, podatkowe, kadrowe i te związane z ZUS-em muszą być przechowywane przez określony w ustawie czas. W tym czasie właściwe urzędy mogą dokonać kontroli dokumentacji.

Na czym polega archiwizacja?

Archiwizacja dokumentów to proces, na który składają się: klasyfikacja, oznaczanie i bezpieczne przechowywanie, tak by nie uległy zniszczeniu czy kradzieży oraz by osoby niepowołane nie miały do nich dostępu. Z kolei osoby upoważnione powinny mieć możliwość szybkiego do nich dostępu. Jednym z elementów archiwizacji jest brakowanie, czyli odnajdywanie dokumentów przedawnionych, które mogą być poddane zniszczeniu. Gdy usługi niszczenia dokumentów oraz archiwizacji zleci się profesjonalnej firmie ma się gwarancję bezpieczeństwa, porządku i ograniczenia ryzyka związanego z zagubieniem czy też niepożądanym zniszczeniem dokumentacji.

W zakresie archiwizacji dokumentów istnieje duża dowolność w wyborze metody, jednak jest wiele dobrych praktyk, które warto zastosować w swoim archiwum zakładowym. Do jednej z nich należą: podział na teczki, segregatory i pudła, oznaczone i ułożone chronologicznie. Ważne jest także to, by stosować materiały chroniące dokumenty przed degradacją oraz wykonywać kopie cyfrowe na wszelki wypadek. Dokumenty należy chronić przed zniszczeniem, kradzieżą, dostępem nieupoważnionych osób, pożarem, zalaniem i innymi tego typu zdarzeniami, dlatego archiwum zakładowe powinno być monitorowane i strzeżone. Tylko profesjonalna archiwizacja gwarantuje bezpieczeństwo dokumentacji firmowej.

Jakie konsekwencje czekają firmy, które nie archiwizują dokumentów?

Konsekwencje braku archiwizacji są zależne od rodzaju i wartości dokumentacji. Zalicza się do nich: grzywny, kary skarbowe, procesy cywilne, a nawet karne. Lepiej ich unikać i prawidłowo przechowywać dokumenty, a jeśli nie ma takiej możliwości na miejscu, to należy zlecić to profesjonalnej firmie. Wtedy przedsiębiorca ma pewność, że usługi niszczenia dokumentów  i ich archiwizacji są świadczone prawidłowo.

Ile czasu powinny być przechowywane dokumenty firmowe?

Firmy są zobowiązane do przechowywania dokumentacji księgowej, podatkowej, kadrowej i tej związanej z ZUS-em. To ile czasu takie dokumenty powinny być przechowywane zależy od ich rodzaju. Dokumenty księgowe i podatkowe muszą być przechowywane przez 5 lat od zakończenia danego roku kalendarzowego. Dotyczy to: ksiąg podatkowych, ewidencji przychodów, rejestrów VAT, faktur, ewidencji środków trwałych, wyposażenia, kilometrówek, dokumentów inwentaryzacyjnych. Wyjątkiem są zeznania roczne, gdyż składa się je w kolejnym roku, a nie w tym, którego dotyczą. Zakończenie roku podatkowego nie oznacza, że firma nie zostanie w przyszłości skontrolowana.

Dokumenty kadrowe wymagają długiego przechowywania, ponieważ w przyszłości stanowią podstawę do obliczenia wysokości świadczeń emerytalnych pracowników. Okres, przez który trzeba je archiwizować wynosi 50 lat od momentu ustania stosunku pracy. Do tego typu dokumentacji zalicza się: karty ewidencji czasu pracy, imienne listy płac, akta osobowe. Ważne, by dokumenty nie uległy zniszczeniu w trakcie archiwizacji.

Dokumenty związane z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, czyli m.in. kopie deklaracji rozliczeniowych i raportów miesięcznych, należy przechowywać przez 5 lat. Okres ten dotyczy jednak tylko dokumentów składanych od początku 2012 roku. Te składane wcześniej trzeba archiwizować przez co najmniej 10 lat od daty ich przekazania.

Archiwizacja w firmie czy poza nią?

Decyzja na temat lokalizacji archiwum zakładowego powinna być podyktowana tym, czy w siedzibie firmy są odpowiednie warunki do przechowywania dokumentów. Miejsce przeznaczone na archiwum musi być prawidłowo przystosowane do tego celu. Wiele dokumentów trzeba przechowywać przez lata, a są też takie, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Niewłaściwa archiwizacja może narazić firmę na dodatkowe koszty, a nawet straty.

Przechowywanie dokumentacji w firmie jest bezpieczne, jeśli archiwum jest zorganizowane w prawidłowy sposób, czyli gdy dokumenty są chronione przed zagrożeniami. Muszą być zabezpieczone przed zniszczeniem i dostępem osób, które nie mają upoważnienia do ich przeglądania. Archiwum zakładowe powinno być pilnowane, a nawet monitorowane. Pomieszczenie powinno być podpięte do systemu alarmowego i posiadać instalację przeciwpożarową. Gdy w archiwum przechowywane są dokumenty objęte klauzulą poufności czy tajności, to nie mogą mieć do nich dostępu osoby niepowołane. Jeśli w firmie nie ma takiego miejsca, to lepszym rozwiązaniem jest zlecenie prowadzenia archiwum firmie zewnętrznej. Dzięki temu można także obniżyć koszty związane z przechowywaniem dokumentacji.

Firmy świadczące usługi archiwizacji dokumentów

Na rynku działa wiele firm zajmujących się archiwizacją i niszczeniem dokumentów. Zazwyczaj oferują one kompleksowe usługi w tym zakresie. Oferta jest dostosowana do wymogów konkretnego podmiotu gospodarczego oraz obowiązujących regulacji prawnych. Proponowany system archiwizacji dokumentów jest optymalny i efektywny. Firmy tego typu współpracują nie tylko z prywatnymi podmiotami, ale także z jednostkami administracji państwowej i samorządowej.

Firmy takie zajmują się nie tylko porządkowaniem dokumentacji, ale również tworzeniem archiwów zakładowych od postaw. Celem korzystania z usług archiwizacji dokumentów jest poprawa funkcjonowania archiwum zakładowego, zabezpieczenie dokumentów, by przetrwały w nienaruszonym stanie przez określony czas oraz możliwość uzyskania szybkiego i łatwego dostępu do nich. Do świadczonych usług zalicza się: archiwizację,  niszczenie dokumentów, przechowywanie dokumentów firm istniejących oraz podmiotów w likwidacji/upadłości, skanowanie dokumentów, relokacja i transport dokumentów, opracowanie procedur kancelaryjno-archiwalnych, obsługa archiwów na miejscu u klientów czy szkolenia z zakresu zarządzania dokumentacją.

Wiele atrakcyjnych ofert z zakresu archiwizacji dokumentów firmowych można znaleźć na stronie: https://aleo.com/pl/firmy/uslugi-dla-firm/.

Artykuł sponsorowany